해당년도의 대표사무소 근무인원, 급여내역, 업무활동, 변동사항 등을 항목별로 기입하여 연차보고서를 작성한다.

작성된 연차보고서는 익년 1월 말까지 대표사무소 설립을 허가한 지역의 감독관청에 제출 접수되어야 한다.

해당년도에 대표사무소의 업무활동이나 변동사항이 발생하지 않은 경우라도 연차보고서는 소정 기일까지 의무적으로 제출되어야 하며,

그 경우에는 해당 항목의 내용을 공란으로 처리하면 된다.
베트남에 상주 근무하는 인원을 두고 정상적으로 운영되는 경우라면,

작성된 연차보고서에 대표사무소장 서명 날인을 하여 직접 제출한 후 제출확인증을 받으면 된다.

대표사무소장이 해외에 체재하거나 상주 인원이 없는 등의 이유로 직접 처리가 불가능하여,
연차보고서 작성 및 제출 업무를 외부업체에 대행 의뢰하는 경우에는 위임장이 함께 요구된다.
자료확인 등 당해년도 12월 중순 이전에 준비를 시작해야 마감 이전에 제출이 용이하다.

e베트남 행정사무소는 베트남 현지 행정창구와 긴밀한 업무협조를 바탕으로,
대표사무소장이 한국에 있거나 잠정적인 휴업 상태 등 통상적인 방법으로 연차보고서를 제출하는 데 어려움이 있는 경우에도, 베트남 방문 없이 제출 할 수 있도록 절차안내 및 수속대행 서비스를 제공한다.

수속비용 : 72 만원 - 2주 소요
 
위는 통상적인 예시로 고객의 업무 사안별로 비용 및 소요기간이 달라질 수 있습니다.

요청 업무내용을 참고자료와 함께 보내주시면 개별적으로 검토한 후 안내 회신해 드립니다.    

베트남 대표사무소 연차보고서 제출 진행절차
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1) 스캐너나 휴대폰 카메라를 사용하여, 아래의 문서를 판독 가능한 이미지 파일 로 만든다.
 
a) 대표사무소 설립허가증
b) 대표사무소장 여권 신상기재면

2) 근무자에 대하여 아래의 내용을 요약하고, 관련자료가 있을 경우 1) 과 같은 방법으로 이미지 파일을 만든다.

a) 개인별 성명, 담당업무, 월정 급여액 

b) 당해년도 원천징수분 납부 내역 (있을 경우)
 

3) 우측 메뉴 e-MAIL 을 클릭하여 1), 2) 에서 준비한 문서 및 자료 파일을 첨부한다.  팩스나 이메일로 고객센터 에 보내도 된다.
 
☞ e베트남행정 에서 검토 후 안내사항 회답

4) 연차보고서 제출 비용 (대행비용) 을 지정구좌에 입금한다.
보고서 작성항목에 관련하여 요청된 정보가 있을 경우 회신한다.

☞ e베트남행정 에서 연차보고서 작성 및 제출을 진행
☞ e베트남행정 에서 [연차보고필증] 이미지 파일을 고객에 전송

5) 교부된 연차보고필증에 기재된 내용을 확인 검토한다.
필요 시 e베트남행정 고객센터에 문의한다.
 
6) 연차보고필증 원본을 우송받을 주소를 지정한다.
EMS 특사배달로 전세계 어디나 발송 후 3-5일 사이에 배달된다.  

대표사무소 연차보고서 제출 유의사항
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• 수속에 부적합하다고 판단될 경우 e베트남행정 은 업무를 거절할 수 있습니다.
이 경우 고객에 해당 사유를 설명 통보하고 기납금액이 있을 경우 즉시 전액 반환합니다.
• 수속 도중 베트남 행정창구의 추가 요청이 있을 경우 관련한 소명자료를 제출해야 합니다.
• 고객의 과오 또는 협조거부로 수속이 중단된 경우 기납부한 의뢰비용은 반환하지 않습니다.

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베트남에 한국 기업체, 기관 등 단체 조직의 진출 및 교류가 확대됨에 따라 대표사무소 설치가 늘어나고 있으나 설립허가를 받은 이후 관리가 이루어지지 않는 경우도 있다. 대표사무소 관리업무를 방치할 경우 상당한 액수의 벌과금이 부과될 뿐 아니라, 향후 법인으로 전환이나 관급공사 입찰 등 기존의 베트남 대표사무소 설치의 이점을 활용하고자 할 때 곤란을 겪을 수 있다.
e베트남 행정사무소는 베트남 행정기관에 직접 연차보고서 제출이 어려운 한국의 베트남 대표사무소 설치 기업체, 기관을 위하여 연차보고서 작성 및 제출 업무를 대행한다.